94 lines
4.5 KiB
Markdown
94 lines
4.5 KiB
Markdown
# Manual de Usuario - EFINTEL ERP
|
|
|
|
Bienvenido al sistema ERP de Gestión Financiera y de Proyectos de EFINTEL. Este manual está diseñado para guiar a los usuarios (desde personal en terreno hasta la dirección de finanzas) en el uso de la plataforma.
|
|
|
|
## Índice
|
|
|
|
1. [Acceso al Sistema](#1-acceso-al-sistema)
|
|
2. [Dashboard Principal](#2-dashboard-principal)
|
|
3. [Módulo de Gastos](#3-módulo-de-gastos)
|
|
- [Registrar un Gasto](#registrar-un-gasto)
|
|
- [Flujo de Aprobación (3 Pasos)](#flujo-de-aprobación)
|
|
4. [Módulo de Proyectos](#4-módulo-de-proyectos)
|
|
5. [Exportación y Reportes](#5-exportación-y-reportes)
|
|
6. [Panel de Gestión (Solo Administradores)](#6-panel-de-gestión)
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 1. Acceso al Sistema
|
|
|
|
Para ingresar al ERP, diríjase a la URL proporcionada por su equipo de TI.
|
|
1. Ingrese su **Nombre de Usuario** o **Correo Electrónico**.
|
|
2. Ingrese su **Contraseña**.
|
|
3. Haga clic en **Iniciar Sesión**.
|
|
|
|
> **Nota:** Su cuenta debe tener asignado un Rol específico (ej. Colaborador, Director de Proyecto, Finanzas). Las pantallas y opciones que verá dependerán directamente de su rol.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 2. Dashboard Principal
|
|
|
|
El Dashboard es el panel de control inicial donde podrá visualizar indicadores clave de rendimiento (KPIs):
|
|
- **Gastos del Mes**: Sumatoria de todos los gastos procesados durante el mes en curso.
|
|
- **Gráficos Estadísticos**: Desglose de gastos organizados por *Categoría* y por *Proyecto*.
|
|
- **Estado de Proyectos**: Conteo de proyectos activos, en pausa, terminados o en borrador.
|
|
- **Actividad Reciente**: Listado de las últimas transacciones cargadas al sistema.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 3. Módulo de Gastos
|
|
|
|
El corazón del ERP es la trazabilidad de los gastos operativos y viáticos.
|
|
|
|
### Registrar un Gasto
|
|
Para declarar un nuevo gasto o viático, siga estos pasos:
|
|
1. En el menú lateral, diríjase a **Gastos > Registrar Nuevo**.
|
|
2. Seleccione el **Proyecto** al que se imputa el gasto.
|
|
3. Ingrese el **Monto**. *Nota: El sistema maneja conversión automática si requiere ingresar montos en dólares (USD).*
|
|
4. Clasifique el gasto usando una **Categoría** (ej. Alimentación, Transporte, Herramientas).
|
|
5. **(Obligatorio)** Suba los documentos de respaldo fotográfico o PDF (Boletas, Facturas). El sistema permite carga múltiple de archivos.
|
|
6. Haga clic en **Guardar**.
|
|
|
|
### Flujo de Aprobación
|
|
|
|
EFINTEL utiliza un flujo riguroso de tres pasos para garantizar la transparencia:
|
|
|
|
* **Paso 1: Ingreso (En Revisión)**
|
|
Cuando usted registra un gasto, este entra automáticamente en estado "En Revisión". En este punto, la documentación puede ser auditada.
|
|
|
|
* **Paso 2: Elevación (Solicitud a Finanzas)**
|
|
Si los comprobantes están correctos, el **Director de Proyecto** o el **Administrador** aprueba y "Eleva" el gasto a Finanzas.
|
|
*(Ojo: Los gastos elevados ya no se pueden modificar ni eliminar).*
|
|
|
|
* **Paso 3: Liberación (Pagado)**
|
|
El equipo de **Finanzas** recibe la solicitud en la bandeja de *Cuentas por Pagar*. Una vez realizada la transferencia bancaria, Finanzas marca el gasto como **Liberado/Pagado**. Esto deduce el costo del presupuesto del proyecto.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 4. Módulo de Proyectos
|
|
|
|
En la sección **Proyectos**, los Directores y Administradores pueden monitorear la salud financiera de las obras:
|
|
- **Resumen Financiero**: Ingresos, Gastos Totales, Saldo Neto y Presupuesto Restante.
|
|
- **Fases de Cobro**: Permite establecer hitos (ej. 30% Anticipo, 70% Entrega) para llevar un control del flujo de caja.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 5. Exportación y Reportes
|
|
|
|
Para realizar cruces de información contable, el sistema permite la descarga de datos en formato Excel/CSV:
|
|
- **Matriz de Gastos**: En el menú de Gastos, haga clic en `Exportar CSV` para obtener una sábana completa de datos.
|
|
- **Nóminas Bancarias (Solo Finanzas)**: Permite exportar un listado preformateado (RUT, Banco, Cuenta) con todas las deudas pendientes (Paso 2) agrupadas por proveedor, listo para ser cargado en la plataforma del banco.
|
|
|
|
---
|
|
|
|
## 6. Panel de Gestión
|
|
|
|
Esta sección es de uso exclusivo para **Administradores**. Aquí se configura el sistema:
|
|
- **Proyectos y Fases**: Alta de nuevos proyectos.
|
|
- **Categorías**: Clasificación contable.
|
|
- **Proveedores**: Directorio de proveedores con datos bancarios de pago.
|
|
- **Usuarios y Roles**: Gestión del personal y su nivel de acceso.
|
|
- **Configuración del Sistema**: Ajuste del tipo de cambio (Dólar) para cálculos automáticos.
|
|
|
|
> **Soporte:** Si experimenta errores en la carga de archivos, asegúrese de que el documento no supere los límites de tamaño establecidos o consulte con el equipo de infraestructura técnica.
|