Manual de Usuario - EFINTEL ERP

Bienvenido al sistema ERP de Gestión Financiera y de Proyectos de EFINTEL. Este manual está diseñado para guiar a los usuarios (desde personal en terreno hasta la dirección de finanzas) en el uso de la plataforma.

Índice

Acceso al Sistema
Dashboard Principal
Módulo de Gastos
- Registrar un Gasto
- Flujo de Aprobación (3 Pasos)
Módulo de Proyectos
Exportación y Reportes
Panel de Gestión (Solo Administradores)

1. Acceso al Sistema

Para ingresar al ERP, diríjase a la URL proporcionada por su equipo de TI.

Ingrese su Nombre de Usuario o Correo Electrónico.
Ingrese su Contraseña.
Haga clic en Iniciar Sesión.

Nota: Su cuenta debe tener asignado un Rol específico (ej. Colaborador, Director de Proyecto, Finanzas). Las pantallas y opciones que verá dependerán directamente de su rol.

2. Dashboard Principal

El Dashboard es el panel de control inicial donde podrá visualizar indicadores clave de rendimiento (KPIs):

Gastos del Mes: Sumatoria de todos los gastos procesados durante el mes en curso.
Gráficos Estadísticos: Desglose de gastos organizados por Categoría y por Proyecto.
Estado de Proyectos: Conteo de proyectos activos, en pausa, terminados o en borrador.
Actividad Reciente: Listado de las últimas transacciones cargadas al sistema.

3. Módulo de Gastos

El corazón del ERP es la trazabilidad de los gastos operativos y viáticos.

Registrar un Gasto

Para declarar un nuevo gasto o viático, siga estos pasos:

En el menú lateral, diríjase a Gastos > Registrar Nuevo.
Seleccione el Proyecto al que se imputa el gasto.
Ingrese el Monto. Nota: El sistema maneja conversión automática si requiere ingresar montos en dólares (USD).
Clasifique el gasto usando una Categoría (ej. Alimentación, Transporte, Herramientas).
(Obligatorio) Suba los documentos de respaldo fotográfico o PDF (Boletas, Facturas). El sistema permite carga múltiple de archivos.
Haga clic en Guardar.

Flujo de Aprobación

EFINTEL utiliza un flujo riguroso de tres pasos para garantizar la transparencia:

Paso 1: Ingreso (En Revisión) Cuando usted registra un gasto, este entra automáticamente en estado "En Revisión". En este punto, la documentación puede ser auditada.
Paso 2: Elevación (Solicitud a Finanzas) Si los comprobantes están correctos, el Director de Proyecto o el Administrador aprueba y "Eleva" el gasto a Finanzas. (Ojo: Los gastos elevados ya no se pueden modificar ni eliminar).
Paso 3: Liberación (Pagado) El equipo de Finanzas recibe la solicitud en la bandeja de Cuentas por Pagar. Una vez realizada la transferencia bancaria, Finanzas marca el gasto como Liberado/Pagado. Esto deduce el costo del presupuesto del proyecto.

4. Módulo de Proyectos

En la sección Proyectos, los Directores y Administradores pueden monitorear la salud financiera de las obras:

Resumen Financiero: Ingresos, Gastos Totales, Saldo Neto y Presupuesto Restante.
Fases de Cobro: Permite establecer hitos (ej. 30% Anticipo, 70% Entrega) para llevar un control del flujo de caja.

5. Exportación y Reportes

Para realizar cruces de información contable, el sistema permite la descarga de datos en formato Excel/CSV:

Matriz de Gastos: En el menú de Gastos, haga clic en Exportar CSV para obtener una sábana completa de datos.
Nóminas Bancarias (Solo Finanzas): Permite exportar un listado preformateado (RUT, Banco, Cuenta) con todas las deudas pendientes (Paso 2) agrupadas por proveedor, listo para ser cargado en la plataforma del banco.

6. Panel de Gestión

Esta sección es de uso exclusivo para Administradores. Aquí se configura el sistema:

Proyectos y Fases: Alta de nuevos proyectos.
Categorías: Clasificación contable.
Proveedores: Directorio de proveedores con datos bancarios de pago.
Usuarios y Roles: Gestión del personal y su nivel de acceso.
Configuración del Sistema: Ajuste del tipo de cambio (Dólar) para cálculos automáticos.

Soporte: Si experimenta errores en la carga de archivos, asegúrese de que el documento no supere los límites de tamaño establecidos o consulte con el equipo de infraestructura técnica.

4.5 KiB Raw Blame History